シングルマザーが正社員になるため、好印象を与える履歴書の渡し方とは

シングルマザーが正社員として就職・転職するには、採用担当者にどれだけ好印象を与えられるかがポイントです。

実は、応募書類である履歴書の渡し方によっても、採用担当者への印象は大きく変わります。

履歴書を郵送する場合は、添え状を同封します。

添え状とは、郵送書類について「誰が」「何を」「どのような目的で」送ったものかを伝えるための用紙です。添え状に簡単な自己PRも載せておけば、採用担当者へのアピールになるでしょう。

履歴書を採用担当者に直接手渡す場合は、書類を封筒から出し、採用担当者の見やすい向きに整えてから渡します。

履歴書の提出方法が「郵送または持参」となっているなら、迷わず「持参」を選ぶべきです。手渡しで提出した方が入社の熱意を伝えることができます。

このページでは、シングルマザーが正社員になるため、採用担当者に好印象を与える履歴書などの応募書類の渡し方について、詳しくお話しします。

※履歴書の書き方は、こちらのページで解説しています。ぜひ参考にして下さい。

履歴書を郵送する場合、採用担当者に好印象を与えるためのポイント

まず、採用担当者に好印象を与えるため、履歴書などの応募書類を郵送する場合についてみていきます。

応募書類を郵送するときは、必ず添え状を同封するようにして下さい。

添え状の同封がマナー

ビジネスシーンでは、書類を郵送するときは「添え状」を付けるのがマナーです。

添え状とは、送付書類について「誰が」「何を」「どのような目的のために」送ってきたものであるかを相手に伝えるためのものです。

添え状は、送付状ともいいます。

＜添え状の例＞

履歴書に添え状を付けて郵送することで、採用担当者に「マナーが身についている人」「安心して仕事を任せられる人」といった印象を与えることができます。

また、添え状に簡単な自己PRを載せれば、採用担当者へのアピールにもなります。

たしかに、書類選考の対象は、あくまでも履歴書です。

ただ、同条件の応募者がいた場合、簡素な添え状よりも自己PRも含む添え状の方が入社への熱意を伝えることができ、採用に有利に働く可能性があります。

したがって、応募書類を郵送にて提出する場合、自己PRを載せた添え状を同封するようにしましょう。

添え状の具体的な書き方を紹介

では、添え状の具体的な書き方をみていきます。

添え状は、次のような形式で作成するのが一般的です。

添え状の例

それぞれについて、詳しく解説していきます。

① 宛名

宛名は、添え状の左上に書きます。

1行目に応募先の企業の正式名称を書き、2行目に担当部署や担当者の名前を書きます。

部署宛てであれば、部署名の後に「御中」を付けましょう。例えば、「株式会社○○　○○部御中」と書きます。

担当者宛てであれば、担当者名の後に「様」を付けます。例えば、「株式会社○○　○○部　採用担当者○○様」と書きます。

担当部署や担当者名が不明な場合は、「株式会社○○　採用ご担当者様」とすると良いでしょう。

② 日付

日付は、応募書類を送付する年月日を記入します。

「年」の書き方は、西暦・和暦のどちらを使用しても問題ありません。履歴書と書き方を統一すると良いでしょう。

③ 自分の名前・連絡先

自分の名前・連絡先は、日付の下または添え状の一番下の右端に記入します。

応募先の企業に対して失礼にならないよう、自分の名前は宛名より下の位置に書くのがポイントです。

連絡先には、住所と電話番号を記入します。電話番号は、携帯電話など連絡がつきやすいものにしましょう。

メールアドレスを記入する場合、電話番号の下に書きます。ただ、メールアドレスは書かなくても問題ありません。

④ タイトル

添え状のタイトルを書きます。タイトルは、中央に寄せて少し大きめの字で書きましょう。

タイトル名は、「応募書類の送付について」と書くのが一般的です。

応募先の企業が複数の職種の求人を行っている場合は、「○○職の応募について」と書きます。

⑤ 本文

本文は、「です」「ます」調の丁寧な文体で書きましょう。添え状は、ビジネス文書と手紙の両方の性質を備えたものだからです。

各段落の頭では、1文字分のスペースを空けて書き始めます。

また、本文には頭語・結語を忘れずに付けましょう。添え状で最もよく用いられるのは、「拝啓」「敬具」です。

「前略」「草々」は、挨拶を省いて取り急ぎの連絡をするときに用いる言葉。添え状では使わないようにして下さい。

頭語の後には、「時下、ますますご清栄のこととお喜び申し上げます」と続けます。

ただ、「時下」は、時候の挨拶の中でも一年中使うことができる便利な言葉です。

「時下」と書く代わりに季節ごとの時候の言葉を用いれば、より丁寧な印象を与えることができます。

例えば、時候の言葉には、次のようなものがあります。

ここで、「ますますご清栄のこととお喜び申し上げます」と続けて書くにあたり、「清栄」と「清祥」で迷う人もいるかもしれません。

「清栄」とは、相手の生活・健康・繁栄などを祝う意味で用いる言葉です。「清祥」は手紙で書くことが多く、相手の健康を喜ぶ意味で用いる言葉です。

したがって、添え状には、企業の繁栄を祝う「清栄」と書くようにしましょう。

時候の挨拶をつづった後、本文は、次の3つのパートを意識して書き進めて下さい。

志望動機・自己PR	採用担当者の読む手間を考え、要点をまとめて書く。履歴書のコピペはNG。4～5行以内が目安
応募書類の送付の連絡	「つきましては、下記の応募書類を同封致しました」と書く
採用の検討のお願い	「ご検討の上、面接の機会をいただければ幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます」と書く

これら3つのパートのうち、特に重要なのが「志望動機・自己PR」です。

志望動機・自己PRでは、履歴書の志望動機に記入した仕事の経験、応募の経緯、応募の理由、今までの経験、応募先の企業で活かせる自分の強みを要約して書くと良いでしょう。

例えば、当サイトの管理人である私が応募先の会社に実際に提出した添え状では、志望動機・自己PRとして次のように書きました。

志望動機・自己PRは、あなたの経験、希望の応募先・職種に合わせてアレンジして書いてみてくださいね。

本文を書き終わったら、同じ行に右寄せで結語を書きます。結語の後ろには、1文字分のスペースを空けましょう。

⑥ 同封する書類内容

本文の後、同封する書類を箇条書きで記載します。

中央寄せで「記」と書き、次の行で同封する書類の名称と枚数を記入します。

添え状の最後には、紙の右端に「以上」と記載します。これで、添え状は完成です。

添え状はパソコンで作成しよう

添え状は、できればパソコンを使って作成することをおすすめします。

それは、次のようなメリットがあるからです。

それぞれについて、詳しくお話しします。

メリット1 採用担当者にパソコンスキルをアピールできる

パソコンで添え状を作成すると、採用担当者にパソコンスキルをアピールできます。

今や、パソコンを使わない仕事はありません。

パソコンを使って添え状を作成すれば、採用担当者に「パソコンの仕事を任せられる人」と安心感を与えることができます。

メリット2 添え状の修正が容易

パソコンで添え状を作成すると、修正が簡単です。

添え状に修正液の使用は厳禁。書き間違えれば、その都度、新しい紙に書き直す必要があります。

パソコンで作成した場合、間違えた部分だけを打ち直せば、問題ありません。

メリット3 応募の度にゼロから添え状を作る必要がない

パソコンで添え状を作成すれば、応募の度に添え状をゼロから作る手間がありません。

作成した添え状のデータをパソコン内もしくはUSBメモリなどに保存しておけば、あとは宛名や日付などを修正するだけでOK。

応募の都度、繰り返し使うことができます。

以上の理由から、添え状はパソコンを使用して作成するのがおすすめです。

• 添え状のテンプレートのダウンロードはこちら

パソコンやプリンターがない場合は、ネットカフェやコンビニを利用できる

自宅にパソコンやプリンターがない場合は、ネットカフェやコンビニに行けば、添え状を作成・印刷することができます。

ネットカフェやコンビニでできることは、次のとおりです。

	添え状の作成	添え状の印刷
ネットカフェ	可	可
コンビニ	不可	可

ネットカフェでは、店内のパソコン・プリンターを使って、添え状を作成・印刷することができます。

コンビニでは、あらかじめ作成しておいた添え状のデータを使って、コンビニのコピー機から印刷することができます。

添え状で使用する用紙のサイズは、A4またはB5が一般的です。履歴書と同じサイズに揃えましょう。

料金やシステムについては、それぞれのお店で確認してみて下さい。コンビニなら、1枚20円で印刷できます。

とはいえ、子供が小さく、短時間の外出も子連れで行かねばならない場合、パソコンでの添え状の作成は厳しいかもしれません。

その場合、添え状は手書きで作成しましょう。手書きの添え状を理由に不採用になることはありません。安心してくださいね。

ただ、上記の3つのメリットから、添え状は、なるべくパソコンで作成することをおすすめします。

履歴書を入れる封筒の書き方

ここからは、履歴書などの応募書類を入れる封筒の書き方についてみていきます。

封筒の書き方のルールにのっとり、同封する書類を丁寧に扱う姿勢を見せることで、採用担当者に良い印象を与えることができます。

用意するもの

履歴書を郵送する場合、次のものを用意しましょう。

それぞれについて、詳しくお話しします。

・封筒

履歴書を入れる封筒は、白無地で応募書類を折らずに入れられるサイズのものを用意します。

封筒は、履歴書とセットになっているものと単独で販売しているものがあります。

履歴書用の封筒でなくても、白無地の封筒であれば代用できます。

封筒の表面の左下に赤のペンで「履歴書在中」と書き、定規を使って四角く囲いましょう。

四角く囲うのが苦手な場合や複数の会社に応募する場合は、専用のスタンプがあると便利です。

スタンプは、文房具店や100円ショップなどで購入することができます。

・クリアファイル

クリアファイルは、応募書類を入れるのに使います。白く透明なタイプを用意しましょう。

100円ショップに行けば、10枚セットで購入できます。

応募書類をクリアファイルに入れておけば、他の郵便物と擦れたり、雨で濡れたりすることがあっても、中身のダメージを抑えることができます。

また、採用担当者に応募書類を大切に扱う姿勢を見せることができ、「丁寧な人」「気配りができる人」と印象づけることができます。

応募書類は、上下表裏を揃えて「添え状→履歴書」の順でクリアファイルに入れます。

職務経歴書など他の書類も必要な場合は、「添え状→履歴書→職務経歴書→その他の応募書類」の順で入れましょう。

・切手

切手は、郵送料に応じた金額の普通切手を用意します。

キャラクター切手や記念切手はプライベートな手紙で使われることが多く、ビジネス用の書類送付にはふさわしくありません。

（出典：日本郵便ホームページ）

切手は、1枚に収めるのがベストです。

切手を何枚も並べて貼った場合、「あり合わせ」の印象が強くなることから、採用担当者への印象を悪くしかねません。

切手は不足がないように重さを計り、必要な料金を確認してから貼ります。郵便局の窓口で計測してもらえば、確実です。

なお、応募書類を送る際は、必ず「日本郵便」を利用しましょう。

クロネコヤマトなどの宅急便サービスを利用して応募書類を送ることはできません。

というのも、履歴書は「一般信書」にあたるからです。一般信書を配達できるのは、総務大臣から許可を得ている日本郵便のみです。

応募書類は、必ず日本郵便を利用して送るようにして下さい。

封筒の書き方

封筒を書くためのアイテムがそろったら、封筒の表面に黒のサインペンを使って応募先の企業の住所と正式名称を書きます。

住所は「都道府県」から書き始め、「丁目」「番地」は「‐（ハイフン）」で省略せずにそのまま書きます。

郵便番号用の欄がない場合、封筒の右上にそのまま郵便番号を記入しましょう。赤枠を書く必要はありません。

企業名は、封筒の真ん中から少し右側に正式名称で記入します。「株式会社」を省いたり、「（株）」と省略したりしてはいけません。

企業名の次の行には、宛名を書きます。少し大きめの文字で「担当部署（課）」「担当者名」を書きましょう。

具体的には、添え状と同様に「○○部御中」もしくは「○○部　採用ご担当者○○様」「株式会社○○　採用ご担当者様」などと書きます。

封筒（表面）の例

封筒の裏には、自分の住所と名前を書きます。このときも「丁目」「番地」は略さず、そのまま書きます。

アパートなどに住んでいる場合は、建物の名前・部屋番号（号）まで記入しましょう。

応募書類を全て封筒に入れたら、のりしろ全体にのりを付けて封をします。

封をしたら、密封を意味する「〆」のマークを書きます。このとき、「×」と書かないよう気をつけましょう。

封筒（裏面）の例

履歴書を手渡す場合、採用担当者に好印象を与えるためのポイント

次に、採用担当者に履歴書などの応募書類を手渡す場合をみていきます。

採用担当者に好印象を与えられるよう、次の手順で応募書類を渡すようにして下さい。

このような渡し方をすれば、採用担当者に「社会人としてのマナーが身についている人」「丁寧な人」といった良い印象を与えることができます。

履歴書の提出方法が「郵送または持参」となっているなら、迷わず持参しよう

履歴書などの応募書類の提出方法が「郵送または持参」となっているなら、迷わず持参して提出することをおすすめします。

提出の際、採用担当者に良い印象を与えることができれば、書類選考を受ける前から他の応募者と差をつけられます。

採用担当者の目には、「応募書類の持参＝入社への熱意の表れ」として映るでしょう。

応募書類を持参して提出するには、採用担当者に事前に電話で連絡を取り、都合の良い日時を確認します。

応募書類を持参するときの服装は、スーツが基本です。身だしなみは整えていきましょう。

応募書類を手渡す場合、添え状は不要です。

応募書類の提出も自分をアピールするチャンスと考え、積極的に活かすようにして下さいね。

まとめ

このページでは、シングルマザーが正社員になるため、採用担当者に好印象を与える履歴書などの応募書類の渡し方についてお話ししました。

応募書類の提出方法には、「郵送」「持参」の2通りがあります。

いずれの場合も、マナーに沿った手順を踏むことで、採用担当者に「社会人としてのルールが身についている人」「安心して仕事を任せられる人」といった印象を与えることができます。

シングルマザーが正社員になるには、応募書類の提出も採用担当者に自分を印象づける絶好の機会と捉え、積極的に活かすようにして下さい。